Communication

Les communications se font oralement, par doodle, par WhatsApp et par email. Tant que possible, nous évitons la communication papier.
Le TC procure aux entraîneurs un fichier avec toutes les coordonnées utiles (joueurs, parents, comité, lavage maillots, buvettes, clés, arbitres…).

Il est conseillé de gérer les disponibilités des entraîneurs via doodle (3 états possibles : Présent / Si nécessaire / Absent). Le « Si nécessaire » devrait être surtout à l’usage des Entraîneurs du pool, afin de s’annoncer réserviste. Le responsable du pool administre le doodle. Il est recommandé d’effacer les dates passées pour des raisons de lisibilités.

Les mises à jour se font toujours
4 jours avant la prochaine échéance.

Exemple d’usage du doodle
Lundi 7 mai
Nous aurons le luxe d’avoir 7 entraîneurs. L’entraîneur du pool C, ne sera pas avisé qu’il y a suffisamment d’entraîneur.

Mercredi 9 mai
Le responsable du pool avise par WhatsApp l’entraîneur du pool B ou C qu’il est attendu.

Lundi 14 mai
Les entraîneurs C et D viennent, même, sans être avisé, car avec les «si nécessaire» nous ne sommes que 6.

Mercredi 16 mai
6 entraîneurs, donc pas d’avis au «si nécessaire».

Lundi 21 mai
Responsable de pool avise deux «si nécessaire» que leur présence est requise. Les autres ne seront pas avisés.
En particulier, il demande un des resp. d’équipe (Green ou Gold), pour avoir suffisamment d’entraîneurs diplômés.

Mercredi 23 mai
6 entraîneurs, donc pas d’avis au «si nécessaire».

Même avec une seule disponibilité l’entraîneur E est très utile au pool. L’entraîneur C se tient à disposition pour dépanner et c’est le cas dans au moins 2 situations.

WhatsApp est très pratique pour s’assurer que chacun dispose des bonnes informations. Nous l’utilisons pour l’organisation des matchs et entraînements et également pour des facilités d’organisation au niveau du TC (ex. formulaires d’inscriptions)

Nous préconisons 3 niveaux de communication WhatsApp pour chaque pool. Afin d’éviter les confusions de groupes, voici une proposition de nomenclature pour chaque groupe WhatsApp :

Coachs-TC_JunX : tous les entraîneurs du niveau de jeu + Resp. Technique TC + Resp. Organisation TC

Pool-TC_JunX : tous les entraîneurs du niveau de jeu + tous les joueurs (év. parents) + Resp. Technique TC + Resp. Organisation TC (facilite les communications du TC, peu utilisé, ex. tournois de répartition)

TC_JuniorX-z : le Resp. de l’équipe z + le Resp. du pool + Joueurs (év. parents) de l’équipe z

Les décisions d’annulation de l’entraînement pour cause météo se font par le responsable de pool, au plus tôt 90 minutes et au plus tard 20 minutes avant l’entraînement.

Voici un exemple d’échange structuré qui diminue les communications inutiles.

Il facilite le travail des entraîneurs et rassure joueurs et parents.

Infos pratiques WhatsAPP :

1. Dans un groupe WhatsApp, on ne répond pas juste pour dire “merci”, “c’est noté” ou “bonne journée” et les confirmations de lecture ne se font que si elles sont expressément demandées. 
Elles peuvent souvent se faire en « Message à ».

2. Il est possible de répondre à la personne concernée, simplement en pressant le numéro (ou le nom) concerné pour obtenir le menu défilant, puis en sélectionnant « Message à ».

3. Pour rédiger des messages WhatsApp depuis votre ordinateur, avec la même vue que sur votre smartphone, allez sur web.whatsapp.com. Tout est expliqué. C’est très simple.

4. Dans WhatsApp sous Paramètres > Notifications, vous pouvez « Désactiver les alertes pour … » – à choix – 1 heure, 1 jour ou 1 semaine.